Inzet vrijwilligers scheelt Songfestival en Formule 1 miljoenen euro's

Voor het raceweekend in Zandvoort zoekt de organisatie 1300 à 1500 vrijwilligers voor verschillende functies, variërend van fotografen en hostesses tot mensen die helpen met de ticketcontrole en bezoekers de weg wijzen. In Rotterdam zijn voor een periode van twee weken zo'n 650 vrijwilligers nodig. 

Schatting: scheelt miljoenen

Op verzoek van RTL Z berekende uitzender Randstad wat het inhuren van zulk soort krachten ongeveer zou kosten, waarbij is uitgegaan van een gemiddeld tarief van 200 euro per dag. In Zandvoort scheelt het al gauw 1 tot 1,5 miljoen euro, laat woordvoerder Maarten Hagg weten, die benadrukt dat het om een grove schatting gaat. Voor het Eurovisiesongfestival scheelt het mogelijk zelfs ruim 2 miljoen. 

Uiteraard hebben we aan de organisatoren gevraagd wat het aan exact aan uitgaven scheelt, maar media-directeur Simon Keijzer van Dutch GP 'doet geen mededelingen over het budget' en hoofd communicatie Babet Verstappen van Eurovision 2020 laat weten dat het 'echt lastig' is om in te schatten wat het zou kosten als er géén vrijwilligers ingeschakeld zouden worden bij de organisatie van het evenement.

Verkeersregelaars à 30 euro per uur

En de meeste bedrijven die RTL Z benadert, reageren liever niet als we hen vragen wat zij zouden rekenen voor de inhuur van bijvoorbeeld hostesses of verkeersregelaars.

Een bedrijf uit die laatstgenoemde branche, dat absoluut niet bij naam genoemd worden, laat weten dat het weekendtarief per uur voor verkeersregelaars ligt tussen de 30 à 35 euro.

De organisatie van de Grand Prix zelf noemt zes locaties waar 'Bezoekers Services' van 30 april tot en met 3 mei ingezet kunnen worden. De werkvoorbereider van het niet bij naam genoemde bedrijf denkt dat er per locatie zeker twee personen per dag nodig zijn, 'want als je iemand 14 uur op een plekkie laat staan, dan zakt die wel door de stoeptegels'. 

Overigens mag je niet zomaar het verkeer in goede banen leiden. De gevraagde vrijwilligers zijn dan ook een aanvulling op gecertificeerde regelaars die ook worden ingezet.

Hostesses

Ook bij Floor Models & Hospitality worden liever geen concrete tarieven genoemd voor de inhuur van hostesses en hosts. Dat is omdat het bedrijf per potentiële nieuwe opdrachtgever eerst uitgebreid in gesprek gaat over wat de klant wil voordat het een offerte uitbrengt, verklaart Laura Billekens, operations manager bij het bedrijf. Omdat zij niet weet wat er precies nodig is, kan ze ook niet zeggen wat er in rekening gebracht zou worden voor eventuele hulp. 

Ze hadden graag geholpen met de organisatie, vertelt Billekes. "Ik heb nog een mail gestuurd, toen het net bekend was." Dat er met vrijwilligers gewerkt gaat worden vindt ze vanzelfsprekend jammer, maar ook 'wel begrijpelijk, als je zo veel mensen nodig hebt'. 

Fotograaf: 800 à 1200 euro (per dag)

In de fotografiebranche doet men wat minder geheimzinnig. En dan blijkt dat het erg lucratief kan zijn voor de race-organisator als het lukt om een goede hobby-fotograaf te strikken voor niks. Het inhuren van een professional kost namelijk een flinke duit. Fotopersbureau Hollandse Hoogte, onderdeel van het ANP, vraagt per dag tussen de 800 en 1200 euro voor het sturen van een professionele fotograaf, vertelt Eduard van Arem, salesmanager van het bedrijf.

Dat tarief kan overigens nog makkelijk oplopen tot 1500 à 1600 euro, afhankelijk van bijvoorbeeld extra apparatuur of waar de klant de foto’s voor wil gebruiken. 

Weinig kwaliteit

Freelance-fotograaf Freek van den Bergh rekent een uurtarief van 150 euro, vertelt hij. Hij snapt wel dat de race-organisator het probeert met vrijwilligers: "Bij een race heb je veel fotografen nodig, als je dat inhuurt voor drie dagen ben je een aanzienlijk bedrag kwijt." De zoektocht naar vrijwilligers is volgens hem strategie: "Mensen willen dit wel doen, dus je bent gek als je het niet doet."

"Ze besparen een heleboel geld, maar krijgen te weinig kwaliteit", vat Van Arem samen. Dat is inderdaad het risico, beaamt Van den Bergh. "Als je zeker wil zijn van kwaliteit, dan huur je iemand in, want dan weet je wat je krijgt. Als het met vrijwilligers mislukt, dan kun je niets eisen."

Miljoenenbudgetten

Het Eurovisiesongfestival kost de gemeente Rotterdam naar verwachting in totaal 15,5 miljoen euro. De NOS, dat de uitzending van het spektakel samen met de Avrotros en de NPO verzorgt, meldt dat het uitzenden 26,5 miljoen zal kosten. Bijna de helft daarvan is nog niet gedekt, de omroepen hopen op een bijdrage van het kabinet.

De race-organisator wil niet zeggen met welk budget er gewerkt wordt, maar volgens een haalbaarheidsstudie uit 2017 zou er tussen de 30 en 40 miljoen nodig zijn voor de organisatie.

En dus zijn vrijwilligers een welkome lastenverlichting. Sterker nog: zonder vrijwilligers zouden de evenementen niet georganiseerd kunnen worden, laten beide woordvoerders onafhankelijk van elkaar weten. Vrijwilligers om op te bouwen is ook de normaalste zaak van de wereld, bij het organiseren van grote evenementen. 

Kledingpakket

Overigens krijgen de vrijwilligers van zowel het race- als het liedjesfestijn ook hun reis- en verblijfskosten niet vergoed. "Dat is gebruikelijk", laat Keijzer weten. In ruil voor minimaal drie dagen meehelpen krijgen vrijwilligers een kledingpakket, maar wat daar in zit wil hij nog niet zeggen.

Voor de vrijwilligers in Rotterdam ligt ook een leuk kledingpakket klaar, is er lekker eten en drinken en krijgen de vrijwilligers een kijkje achter de schermen 'van een uniek evenement', mailt Verstappen. "Dat is voor velen een kers op de taart. Een ervaring die ze niet willen missen."

Aan het inzetten van vrijwilligers zit overigens nog wel een prijskaartje. Het regelen en coördineren ervan kost ook geld, want daar worden wel professionals voor ingezet, legt Hagg van Randstad uit. Zijn bedrijf bemiddelt ook in deze tak van sport. Voor de race in Zandvoort is het bureau Eventmakers ingeschakeld, maar wat zij voor hun diensten ontvangen, wil Keijzer - wederom - niet zeggen. 

Waarde vrijwilligers in sport: 1,4 miljard

Bij sportkoepel NOC*NSF herkennen ze het belang van vrijwilligers bij sport, vertelt woordvoerder Geert Slot. In 2018 waren ruim 2,3 miljoen mensen als vrijwilliger actief bij sportverenigingen voor in totaal 150 miljoen uur. Dat komt neer op 80.000 voltijdsbanen, berekende accountantsbureau KPMG in een maandag gepubliceerd rapport. De waarde van al dat vrijwilligerswerk is uitgedrukt in geld een duizelingwekkende 1,4 miljard euro. 

Vrijwilligers zijn de stille reserve die verenigingen kunnen gebruiken in moeilijke tijden, zo omschrijft Slot het belang. "Als de economie goed draait, zijn er genoeg subsidies en sponsorgelden om het clubhuis te laten schilderen, als het slecht gaat dan doen de vrijwilligers dat", geeft hij als voorbeeld. 

'Kosten moet je vergoeden'

Vrijwilligers vinden wordt steeds moeilijker, vanwege de drukke agenda's van mensen, ziet hij. Voor evenementen kost het minder moeite, dat is leuk om te doen. De sportkoepel is trouwens tegen het níet vergoeden van onkosten. "Wij hanteren het principe dat je het voor iedereen mogelijk moet maken om vrijwilliger te zijn, zodat je de grootste groep hebt om uit te kiezen", zegt hij. "En dan moet je de kosten die ze maken, wel vergoeden."